年末是各種大會聚集的時間，辦會水平的高低影響辦公室的工作效率。在精文減會的背景下，高效辦會成為各個辦公室工作的重中之重。透過去年區內年末全會、黨代會、政協和人大四次大會，總結出了高效辦會的的“四要訣”。

公文傳遞“要”快。公文是辦會的依據和基礎，想要高效辦會，必須在公文上下功夫。一個公文往往要透過很多領導的審批和簽字才能下發給具體工作人員。磨刀不誤砍柴工。想要公文傳遞快，首先必須要保證公文的質量。相關工作人員在起草公文時要嚴格遵循公文格式要求，內容上精益求精、反覆推敲，在傳遞的過程中要有統籌規劃求最優的思維，儘量減少公文中途滯留時間。只有公文高效簽發，才能推動下一步工作。

活動溝通“要”暢。大會涉及的部門眾多，往往會分成多個工作小組，分別由不同領導牽頭。良好的溝通是成功的一半。在籌備會議整個過程中，首先需要不同小組負責人之間加強銜接溝通，共同統籌整個活動的程序。其次各個小組之間也要加強對接，爭取做到環環相扣。當然，小組內部的分工與合作也是至關重要的。為了保證每天的行程高效有序，建議至少每天都要召開小會，可以提前對第二天的行程和分工進行梳理演練以及總結每天的經驗和教訓。

材料把關“要”嚴。開大會涉及的材料方方面面，最重要的是會議須知和操作手冊。在準備這些材料的時候要做到“快”“細”“準”。首先對於到會人員請假名單、車輛安排、房間安排等相對靈活的資訊，要快速及時進行更新，確保最新資訊躍然紙上。其次對於會議須知上面的資訊要做到詳備，把能想到的需要的內容用最直接簡單的方式細緻地呈現在手冊和須知中，這樣可以減少不必要的麻煩。最後籌備會議的過程中最多的就是變動，特別是行程變動，我們要在確定變動的前提下提供最準確的版本，不然會造成混亂。

聯動機制“要”順。事物的矛盾有萬萬千千，我們要學會抓主要矛盾，集中力量“牽一髮”。大會的機制可能存在交錯複雜的情況，我們在處理事情時要以小組負責人為首，所有的資訊口徑一致，只能從這裡知曉。上面傳達的命令由負責人下傳，工作人員要及時將下面遇到的突發情況和相關問題反饋給負責人，這樣才能保證內部機制統一，才能促進不能機制之間高效聯動。

不像辦文有固定的格式和程式，辦會最重要的是靈活，工作人員需要有靈活應變的能力，才能將失誤降到最低。世界上沒有十全十美的辦會，只有在掌握“四要訣”的基礎上

透過不斷總結和完善，實現一次比一次更高水平的辦會。

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