所謂會議，顧名思義，是靠集會來商議，是組織缺陷的一種補救措施。

我們開會時不能工作，工作就不能開會。

一個管理者花費在會議上的時間如果過多，便是組織不健全的表現。

一個管理者的職位越高，其不能支配的時間也一定越多。組織的規模越大，其用於維繫組織執行，而非用於發揮組織功能及生產的時間也一定越多。

《卓有成效的管理者》——

彼得

·

德魯克

提高會議質量的通用原則：

只有必要時才開會

會前要做準備

事先頒發議程

準時開會準時結束

有意識把握會議的方向

注意力集中在政策和行動上

會議記錄應闡明最後的結論

會議是否成功要用結果衡量

真正實施所有的決定

鼓勵沉默的人發言，闡明糊塗的觀點，刪除重複的話題

亞馬遜公司

（

Amazon

），是

美國

最大的一家網路

電子商務

公司，位於華盛頓州的西雅圖。是網路上最早開始經營電子商務的公司之一，亞馬遜成立於

1994

年，

已成為全球商品品種最多的網上零售商和全球第二大

網際網路企業

。

亞馬遜的會議分為四個型別：決策會議、進度管理會議、創意發掘會議、資訊傳達會議。

決策會議，是為了達成共識和決策，在會議結束時要就

3W

達成共識：

What-Who-When

，什麼工作需要誰在什麼時間完成。

進度管理會議，是在專案決策後，定期或不定期監督決策的執行進度，尤其是在進度偏離計劃時，需要及時開會，分析問題根因並採取有效對策。

創意發掘會議，是當解決問題的方案不可預見時，需要集思廣益時召開的。

資訊傳達會議，是

資訊以會議的形式在組織內部的傳遞。

亞馬遜怎麼開會？

不開沒必要的會

針對一些資訊傳達類的會議，減少使用開會的方式。如果是必要型會議（如決策會議、創意會、進度管理會等），遵循“兩張比薩原則”，兩張比薩通常足夠

6

個人到

8

個人吃，貝佐斯用“兩張比薩”這個說法來限定與會人數。人多口雜的討論是不能解決任何問題的，只召集能解決問題的相關人員進行討論會更有效率。

不開沒有準備的會

會議資料以文章形式呈現。摒棄

PPT

，開會只有“一頁紙”和“六頁紙”的區別。一頁紙就是把發言的要點單面列印到一張

A4

紙上，六頁紙就是列印到六張

A4

紙上。如果需要補充的資料太多，如圖表、表格、相關資料等，都必須放入附錄中，附錄的頁數沒有上限。高質量的會議資料，必須清楚寫明會議的主旨和目的，結論先行，讓人能在短時間內讀完，獲取完整資訊。

會議從沉默開始

會議一開始，大家各自低頭默讀手邊的會議資料。這些資料通常是在會議開始時分發。“

1

頁紙”的閱讀時限是

5

分鐘，“

6

頁紙”是

15

分鐘。瀏覽資料期間保持會場安靜，不接受任何提問。避免有人因為未讀完而導致的發問影響會議程序。

在亞馬遜，開會討論的時候，如果有人繞來繞去，創始人貝索斯就會憤然打斷說：“別廢話，直接說數”。很多在亞馬遜工作的人，起床後第一件事就是“看數”，資料系統每天自動推送相關資料給相關人員。

如何更加精益地開會？

在某些時候，跨部門的人員需要理解彼此的工作，以確定他們是否幫助或阻止正在實施的新的解決方案：它們是解決方案的一部分，還是問題的一部分。

亞馬遜在管理層使用

API （

告知其他部門關於你的解決方案的限制因素，便於其他部門配合

）

，豐田使用

A3

報告。

如果會議的主要內容是討論公司迫切需要解決的複雜問題，最好的會議工具是精益改善基礎工具問題解決流程輸出的

A3

表格。

A3

報告是一個由豐田公司發明的用來描述事件和解決問題的方法，

通常用圖表的方式，把問題描述、分析、改正措施、以及執行計劃等問題解決的步驟，囊括在一張

A3

紙上，一目瞭然，非常清楚。

A3

是一種創意、計劃、解決問題和建立新思考方式的標準化作業。

在會前問題的所有者已經填寫好

A3

表格並且傳送給參會人員，開會前已經把把問題定義清楚了，會議上只針對問題的根因和對策進行討論。

A3

報告也是管理者們的一個重要工具。他們可以很容易地看到演講者想要表達的所有關鍵點，一目瞭然。由於它只是一個單一的檔案，你可以迅速從

A3

報告的左上角看到右下角，並掌握作者想要傳達的關鍵內容。這是你從書面檔案或

PPT

簡報中無法得到的東西。

A3

報告主要目的是培養經理及以上級別的員工的

“

管理能力

”

：

1。

規劃能力、判斷能力；

2。

廣泛的知識、經驗和觀點；

3。

完成工作的驅動力、領導力、改善能力；

4。

陳述能力、說服能力、談判能力；

用

A3

報告來開會，在這張紙上用最少的文字、形象化的圖表，放入最重要、最精華的內容，清晰的展現問題解決的整個思考流程。帶著一頁紙參加會議可以有效縮短時間，高效溝通，有助於迅速達成共識，浪費最少。