哈爾濱大型

會議策劃

的注意事項，以下內容由哈爾濱松花灣9號商務綜合體整理：

1。舉辦活動應本著講求實效、突出特色的原則，避免雷同、重複。

2。活動應及早籌劃與確定。邀請國外、境外人士前來參加活動，至少於半年前發出邀請，寄送專案說明資料。

3。會務準備時列出物資清單為佳，同時派專人落實和保管，以免遺忘或者遺失；

4。一般要準備主席臺領導席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水，主席臺發放的檔案材料（通常需要用粉紅紙列印），筆，鮮花，研會旗幟，國歌磁帶等；

5。大型活動還須設簽到席，派專人負責簽到；

6。由多個機構共同舉辦的活動，要事先明確各自職責分工，避免多頭指揮、多頭對外。

7。確定開幕時間應充分考慮當地交通、氣候及工作習慣等因素，開幕式儘量按原定時間舉行，避免時間過長。

8。一般至少需要提前2小時進入會場，留足佈置會場的時間，與會人員需要提前半小時開始入場。

9。領導嘉賓需要事先聯絡好小的會議室，提前到者先引導到小會議室休息，活動正式開始時再引匯入會場。

10。開幕式主持人應以適當方式說明自己的身份（請禮儀小姐擔任主持人除外）。

11。開幕式宣佈的出席活動領導人名不宜過多。在介紹“出席××活動的領導、貴賓”中，不應包括主辦單位的領導人，應是外賓、外單位領導人。一般情況下各主辦單位領導應排在賓客後面（主辦單位領導是國家領導人的則應先報）；如有外國駐華大使參加的，其位置則應提前（因其是外國元首的代表）。

12。開幕式剪綵活動能免則免，確需安排剪綵活動的，剪綵人不宜多。為節約起見，應以綵帶代替綢帶。

13。在開場稱呼中，可按國際慣例稱“女士們、先生們”，或“貴賓們、女士們、先生們”，後面不再加“朋友們、同志們”。

14。講話中“歡迎”“感謝”之類的句子要儘量歸納，以節省鼓掌時間。使用現場翻譯時，應儘量控制場面，使講話人與譯員相配合，不要在中文講完時中方人士立即鼓掌，應而在翻譯完後中外雙方共同鼓掌，以示對外賓的尊重。

15。所借的音響裝置必須事先除錯，確保萬無一失；如有必要，還要準備錄音筆、mp3等現場錄音裝置（也須除錯），並安排專人負責；

16。考慮到翻譯上的困難，講話中避免使用國內工作中常用的縮略語或慣用語，如“三改一加強”、“掃黃打非”等）或引用古詩、諺語。

17。對外講話中（含檔案、資料），宜用“我國”、“中國政府”等。

18。 如果現場需要播放ppt，需事先將所有需播放PPT拷入膝上型電腦，放至桌面資料夾，並按次序加字首，需要事先除錯投影儀位置，除錯好解析度等；

19。 大型活動需事先製作議程PPT，一項議程一頁PPT，字型大一點，可適當配相關圖片，配合主持人介紹時播放議程PPT，注意電腦螢幕顯示效果跟投影效果往往有較大差異，字型顏色和背景色間的對比可能需要調整。

20。介紹地方或企業情況時，要突出重點，語言簡練，一忌長篇大論，由古至今，人文地理，面面俱到；二忌數字堆砌（如有必要，可提供文字資料）。

21。研討會不同於報告會，領導人講話、主題演講人不宜長篇發言。研討會不應片面追求人數規模，應主題明確，主持人和演講人要有一定水平，能引起討論。研討會提問（含出訪時對方介紹情況後提問），要儘量簡明具體，不必多說客套話。

22。介紹招商專案時，不宜以我方預計生產規模及投資數作過於準確的描述，如“生產規模125萬噸，預計投資1650萬元”等。一是實際數字不可能如此精確，二是生產規模和投資額應與投資者商定。

23。重要活動中，要適時提醒出席者關掉手機、尋呼機，或將其調至靜音狀態。

24。拜訪國外機構時，應提前進行聯絡、確認，說明拜訪目的，一經確認，應如約赴會。拜訪（含出席宴請）人數有增減，都應提前通知對方。

25。組織出國展覽應事先進行市場調研，瞭解當地產品供需情況。參展企業和產品要有一定代表性，避免參展的同類產品互相壓價競爭。

26。嚴禁攜帶假冒偽劣、侵犯智慧財產權等違禁品參展。要遵守展覽規定，不違規零售展覽樣品，禁止出售清冊外的樣品和私人物品。

27。布展時應聽從當地展覽組織者的統一指揮，不要隨意亂拉亂搶道具，攤位牆板不要用樣本代替標準圖片或文字說明。展品佈置要注意展示和貿易效果，既不要因展品過少而使攤位空蕩，也不要雜亂無章地堆放展品，搞“雜貨鋪”或“擺地攤”。

28。嚴格按展覽規定的時間參展和撤展，不遲到，不早退。

29。展出時，接待觀眾要熱情、主動、耐心，不要在館內扎堆聊天或攤位間相互亂串，出現攤位無人照管現象。展館和展位應保持清潔，注意防火、防盜。

30。議結束後清點物資並整理乾淨後才能離開現場，以免遺失所帶的物資。

31。活動結束後應該主動及時將新聞稿、照片和活動總結髮送給相關負責人，並在BBS研會版上發貼總結並虛心聽取大家意見。