中天華溥尹海蛟：人力資源基礎管理工具之“崗位說明書的編寫”

作者：中天華溥高階諮詢顧問 尹海蛟

工欲善其事必先利其器，做好人力資源管理也是一樣的。在管理諮詢的過程中，我們發現一些企業人力資源管理的效果不盡如人意，很重要的一個原因就是基礎工作做的不到位。而崗位說明書就是幫助企業做好人力資源管理基礎工作的一個重要工具。

那麼為什麼一些企業在已經有了這種認識的情況下，仍然沒有做好基礎管理工作呢？主要有兩點原因，一是對工具本身作用的理解不夠深刻；二是未能掌握編寫方法，無法構建出能符合自己企業實際情況的崗位說明書，綜上，使其並未充分發揮出應有的作用。本文將以解決上兩個問題為導向，從崗位說明書的作用及具體的撰寫層面進行梳理和介紹。

一、崗位說明書的作用

崗位說明書是工作分析的輸出成果，是工作分析的書面表達形式，描述了崗位的基本資訊、職責許可權、任職資格等內容，還可以描述協作關係、工作環境等內容，與人力資源管理各模組關係密切，具體表現為：

1，招聘的依據

如果某崗位缺人，該崗位所屬部門就可以依該崗位說明書到招聘部門去申請用人，而不是自己的好惡。

2，工作分配的依據

崗位職責不是完全按照管理層的主觀想法，而是依據崗位說明書進行工作任務分配。

3，績效考核範圍的依據

按照崗位說明書中的工作內容、職責開展考核工作，才能夠準確識別出不同人在各個崗位上的勝任力如何。

4，員工薪資的標準

現代人力資源激勵體系，一般是以崗位價值為基礎，綜合考慮個人能力和業績水平，建立薪酬激勵體系。

5，員工培訓的內容依據

各崗位的應具備哪些知識、技能，可以針對性的設計培訓課程來提升相應能力。

6，明晰職業生涯規劃的發展方向

讓員工知道上級崗位什麼？具體工作有哪些？需要什麼任職資格。

二，崗位說明書具體編寫的方法

眾所周知，崗位說明書是工作分析的結果，即對“事”分析任務、職責、權利等；對“人”分析知識、技能、能力等，其目的是保證人與事的匹配。

採用的方法有訪談法、問卷法、資料分析法、關鍵事件記錄和員工日誌等，實際工作中多采用組合應用的形式。此部分內容本次從略，重點說明崗位說明書的編寫。

1，崗位說明書編寫的三個層次

崗位說明書的編寫可分為三個層次，即信、達、雅。

“信”是指能夠全面、準確的把崗位職責進行描述，尤其要注意的是，全面是指主要職責的羅列，而不是事無鉅細填寫；“達”是指職責的描述依據相應規則文辭達意，流暢通達的表達出來；“雅”是指文雅，到此層面對職責把握和行文規則遊刃有餘，更見藝術水平。

2，崗位說明書的一般結構及對應編寫方法

崗位說明書的一般結構

崗位說明書一般分為四部分，即崗位基本資訊、工作職責、職責許可權、任職資格，各部分內容根據公司實際情況進行增減。詳見附件1。

各結構的編寫方法

崗位基本資訊包括崗位名稱、所在部門、直接上下級等內容，具體可根據企業實際情況進行調整，如加入崗位編號等。

工作職責的編寫是崗位說明書的核心部分，分析後明確了各崗位的職責，這部分有兩點需要重點掌握。一是每一條職責的編寫規則；二是編寫好的職責，在表格中的順序。

編寫規則為動賓結構，可以分為四個要素，即狀語+角色行為動詞+行為動詞+賓語（工作事項）。

狀語：儘可能不用，如缺少狀語將會影響職責意義，則必須加上狀語。

例：在合格分包商名錄內，選擇分包商。

角色行為動詞：對於一項職責由多個人完成時，一般需要加角色定位動詞，以表示每一方在該工作中扮演的角色，所處的地位，發揮的作用。角色定位主要有組織管理類、操作執行類和協助建議類，常見的對應動詞如下表：

例：組織制定年度經營計劃。

行為動詞：每項職責都必須有一個行為動詞，並且力求準確，明確體現完成該項任務所擔負的責任。

賓語：工作事項按照工作分析後確定內容即可。

職責編寫後在表中如何確定職責順序呢？職責排序的原則就是有據可依。而常用的排序依據有：業務（管理）流程、工作重要性、完成該項事件所用時間、PDCA等。

在清楚了崗位內部的各職責排序後，對於一項職責需要崗位之間進行銜接，那該怎樣體現呢？從角色行為動詞入手，如組織、負責、協助、配合、參與。

職責許可權

職責許可權依然按照工作分析後的許可權介面，進行填寫即可，如擁有編寫公司財務管理制度的起草權；擁有編寫公司財務管理制度的稽核權等。

任職資格

在明確了各完成崗位工作的學歷、工作經驗等要求後，還需要進行一項工作——統一劃段，來進行統一調整、最佳化，將對其他模組進行有力的支撐，如薪酬體系建設中的崗位評價部分，這種整體把握更加體現出不同的崗位價值。

在專業技能方面，根據專業擅長程度可依次劃分為瞭解、掌握、熟悉和精通四個層次。

三，常見的編寫注意事項

1，職責編寫的顆粒度：所謂顆粒度，簡單來說就是各項職責的描述字數。需要注意兩點：一是言簡意賅，儘可能的簡潔、完整的描述；二是均勻，各項職責的描述字數應大體相同，這樣更能體現相關制度文字的規範性。

2，準確把握四元素結構：一般一個崗位在完成一件事情中只承擔一個角色，就需要分清到底是“組織”還是“負責”，不應出現以下情況。

例：負責組織開展公司決策事項、重要工作部署的督辦落實工作。

3，不要出現完成職責的程度副詞：崗位說明書只是對職責進行描述，對事件的完成程度和結果，均不應出現。不體現結果很好理解，關於完成程度的常見副詞有：及時、準確、做好等等。

例：負責整理領導班子辦公會會議紀要並及時印發、傳達相關部門；

改：負責整理領導班子辦公會會議紀要並完成印發、傳達工作。

4，職責編寫和流程的關係：不能按照流程寫但可以體現流程。

如資訊管理部主管的這項職責，一般情況下方案能夠被組織實施都是會經過上報和審批流程的。例子中，把上報和審批刪掉，依然能夠體現出流程。

例：負責制定公司資訊化規劃方案，並上報分管領導，審批後組織實施。

改：負責制定公司資訊化規劃方案，並組織實施。

同樣這個職責在上下級之間應怎樣表述呢？假設部門崗位設定為資訊管理員、資訊管理主管、資訊管理部部長，上有分管領導和總經理，且相關制度的審批權由總經理負責，其他崗位對於這項職責的動詞見下表：

5，職責編寫結構的特殊情況：編寫結構是常規結構，絕大部分職責可以嚴格按照此結構，如遇到特殊情況，可以適當突破。

例：負責公司內部網路裝置的相關管理工作，包括制定採購計劃、保養、維修、調換等；

如果把“後面的”事件完成動詞，都放到角色定位“負責”後面，將會造成句式的頭重腳輕，因此可以按照以上方式進行處理。

四，不同群體的編寫程式

在知道了崗位說明書作用和編寫方法後，作為公司的人力資源部是否能夠直接編寫呢？答案是否定的，公司的人力資源部和諮詢顧問是兩類群體，他們特點和優勢各不相同，所以編寫的程式也有所差別，具體程式如下：

1，公司人力資源部編寫崗位說明書的程式

傳統的人力資源部門有個很大問題，就是不懂業務。那麼考慮到崗位說明書和業務聯絡的緊密型以及實施過程中大家的接受性，建議如下編寫程式：

人力資源部給業務、職能部門長和部門優秀員工就編寫方法進行培訓→本崗優秀員工寫出第一稿→直接上級和人力資源部共同修訂出第二稿→人力資源給全體員工培訓編寫方法，在第二稿基礎上以部門為單位修訂成第三稿→人力資源部彙總最佳化成第四稿→提交至班子領導，根據反饋意見再改一稿→試執行三個月再調整，形成第六稿並正式執行。

2，諮詢顧問編寫崗位說明書的程式

諮詢顧問對行業的理解更加立體，在高度上更容易把握，然而需要根據不同公司的具體情況針對性的設計、調整。

職責梳理（透過原資料研讀、訪談、問卷、工作日誌等方法）→根據企業管理情況，確定崗位說明書的模板結構和所要填寫的資訊→工作分析→對任職資格進行統一劃段→職責許可權填寫→確定初稿→下發至各部門，交流討論→回收反饋意見→最終定稿。

五，崗位說明書最佳化調整

崗位說明書的調整除了定期最佳化外，當企業的戰略、組織、崗位的工作內容、工作標準、工作流程發生變化時，應進行調整。

附件1：崗位說明書示例

作者：尹海蛟 中天華溥高階諮詢顧問