一些朋友在辦公時生成的文件體積非常大，這樣既不方便分享，開啟速度也非常慢。下面筆者介紹一些為文件瘦身的方法。

方法1：轉換檔案型別

微軟從Office 2007開始使用了。docx、。xlsx等文件格式，這些其實是壓縮格式，可以有效地減小文件的體積。如果是用Office 2007之前的版本建立的辦公文件體積較大，那麼只要使用Office 2007之後的版本，比如使用Word 2016開啟，然後依次點選“檔案→另存為”，在“儲存型別”下選擇“Word文件（*。docx）”，即可對文件壓縮儲存（圖1）。

注意：如果沒有特別說明，所有舉例的操作均適用於Word、Excel和PowerPoint。

方法2：壓縮圖片

1。對所有圖片統一壓縮

對於包含較多圖片的文件，圖片會佔用大量的空間，儲存時可以選擇再次壓縮以減小文件的體積。以PowerPoint 2019操作為例，如果文件只是用於網頁展示，在另存文件時，在儲存視窗中依次點選“工具→壓縮圖片”，在開啟的視窗中勾選“刪除圖片的剪裁區域”，並在“解析度”下選擇“Web（150ppi）：適用於網頁和投影儀”，這樣儲存後既可以減小文件的體積，又不會影響文件的顯示質量（圖2）。

2。只對指定圖片壓縮

上面的操作是針對文件中所有圖片做統一格式的壓縮，在實際使用中還可以根據實際需要單獨對圖片壓縮。比如對於小尺寸圖片壓縮可能會影響顯示質量，可以只對高畫質圖片壓縮。在文件中選中需要壓縮的圖片，依次點選“圖片工具→壓縮圖片”，在彈出的視窗中勾選“僅應用於此圖片”，解析度選擇“Web（150ppi）：適用於網頁和投影儀”，點選“確定”即可（圖3）。可以依次對每張圖片單獨做不同的壓縮設定，壓縮效果是實時生效的，最後按照正常方式儲存為PPTX檔案即可（無需再像圖2那樣選擇“工具→壓縮圖片”）。

方法3：表格文件瘦身

在表格文件中，一些不可見的物件、重複樣式、空白單元格等都會佔用文件的儲存空間，但刪除這些元素又不會影響文件的閱讀。在Excel 2019中，可以透過“Inquire”外掛來清除。依次點選“開發工具→COM載入項”，然後在開啟的列表中勾選“Inquire”載入項，點選“確定”。返回Excel視窗並依次點選“Inquire→清除多餘的單元格格式”，在開啟的視窗中將“應用於”選擇為“全部工作表”，點選“確定”按鈕，即可刪除所有多餘的單元格格式（圖4）。

小提示：

如果生成的Excel檔案最終不需要插入的圖表、圖片或者其他形狀，那麼可以在Excel視窗中按下F5鍵，接著點選“定位”，在開啟的視窗中選擇“物件”，這樣可以快速地將圖表、圖片等全部選中。最後將它們全部刪除並儲存即可。

使用WPS的使用者，可以利用“檔案瘦身”功能對不必要的元素加以刪除。啟動該元件後可以看到WPS會對文件的不可見物件、重複樣式等進行檢測，按提示勾選所有需要刪除的內容，點選“開始瘦身”即可（圖5）。

方法4：重新編輯文件

雖然PowerPoint 2007之後的版本生成的文件是壓縮格式的PPTX文件，但是對於在文件中插入的影片卻不會壓縮，如插入影片大小是20MB，儲存後在PPTX中影片仍然佔用這個空間。如果需要減小PPTX文件的體積，還可以對壓縮包影片檔案再次壓縮或者編輯。比如某份同事已經制作好的文件a。pptx，其中插入了多個影片導致文件體積過大，現在可以壓縮其中的影片。以在PowerPoint 2019中操作為例，假設文件儲存在桌面中。

1。 解壓檔案

先將桌面中的a。pptx重新命名為a。zip，然後將其中的所有檔案解壓到“d：\qq”資料夾下備用。繼續開啟“d：\qq\ppt\media”，其中的media1。mp4就是在PPT中插入的影片，可以看到其大小是20MB（圖6）。

2。 壓制影片檔案

到“https：//www。onlinedown。net/soft/566891。htm”下載“小丸工具箱”，啟動該程式後點擊“影片”選項卡，選擇“d：\qq\ppt\media\media1。mp4”，勾選“保持原解析度”，其他引數選擇預設，最後點選“壓制”按鈕（圖7）。

3。 重新壓縮檔案

完成檔案的壓制後可以看到，軟體將插入的影片從20MB壓縮到了427KB，這樣就大大減少了影片空間的佔用（圖8）。然後將media1。mp4刪除，並將media1_x264。mp4重新命名為media1。mp4，繼續將“D：\qq”中的所有檔案重新壓縮為a。zip，最後再將a。zip重新命名為a。pptx，即完成了瘦身。當然，如果是新建的PPTX文件，也可以將影片先壓縮後再插入使用。