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總被領導、同事拉去開會,重要工作卻遲遲沒有進展,怎麼辦?

由 遊刃職場有餘姐 發表于 明星2021-10-20
簡介如果你也有被頻頻拉去開會的困擾,不妨試試今天說的幾個方法吧:問會議邀請者3個問題再確定是否參加、給自己劃定深度工作時間並讓所有領導和同事都知道、嘗試推動公司改變會議文化、實在不行考慮新的環境

一星期還沒進展怎麼辦

文 | 有餘姐

全文共2900字,閱讀時長約6分鐘

運營部經理徐媛最近很苦惱,跟我吐槽說,她最近兩個月的狀態不是在開會就是在開會的路上:產品、技術找她開會、討論,推廣、合規找她開會、討論,銷售找她開會、討論,現在連隔壁事業部另外一個產品的運營都頻頻來找她開會了……

“996哪兒夠啊,我直接007了!”最後,她感慨到。

我突然想到之前就有一個好奇心特重的朋友問過我:你們網際網路行業的996是真的有那麼多事做,還是白天盡溝(聊)通(天)了啊?畢竟你們不都喜歡學人家谷歌搞什麼開放辦公,提倡隨時隨地交流嘛!

總被領導、同事拉去開會,重要工作卻遲遲沒有進展,怎麼辦?

當時沒在意,聽完同事徐媛的吐槽,突然覺得我朋友的問題很有洞察力:

這些加班,多大程度上源自白天有開不完的會、討論不完的問題,卻把真正重要、需要深度沉浸和思考的工作都放到了下班之後?

希望以後專業人士能夠有更加權威的研究。

我們今天單從個人的角度來看一看,這種碎片化、隨時被打斷的工作狀態會如何影響我們,以及我們可以採取哪些措施來減少自己的會議時間。

總被領導、同事拉去開會,重要工作卻遲遲沒有進展,怎麼辦?

01

頻繁臨時開會對個人工作的影響

1、直接影響:時間未能被高效利用

瞭解一點時間管理技巧的人都知道,我們在進行時間規劃時,最優先考慮的應該是重要且緊急的事,其次是重要不緊急的事,再次是緊急不重要的事,最後才是不重要不緊急的事。

根據個人經驗,被臨時拉去參加的各種會中,對自己來說重要又緊急的,10次中有1次就差不多了,有將近一半是既不重要也不緊急的事。

佔去了工作很大一部分時間的會議,卻有一半時間是在討論對自己來說既不重要也不緊急的事,這無疑是對有效工作時間的巨大浪費,會嚴重影響到工作的產出。

總被領導、同事拉去開會,重要工作卻遲遲沒有進展,怎麼辦?

2、間接影響:引發對自身工作的不滿

人都是在產出中獲得工作的成就感,議而不決的會議是很難讓人產生成就感的。

然而一天24小時,誰也不會多出1秒來。做年度、季度、月度計劃時,我們都是按照工作日每天8小時工作時長來安排這些真正重要的工作。但一旦開始回到日常工作場景,這些時間常常就被投入到會議、討論、爭論當中。

這勢必影響到真正重要目標的達成,怎麼辦?剩下的就只有3種方法:第一,無休止地加班;第二,拖延目標和進度;第三,降低工作質量,草草完工。

不管是哪一種,都會嚴重影響自我評價:每天忙忙碌碌,結果還是未能達成目標,心理素質差一點的,甚至開始懷疑:是自己的工作能力有問題嗎?

總被領導、同事拉去開會,重要工作卻遲遲沒有進展,怎麼辦?

3、深遠影響:可能永遠降低深度工作的能力

卡爾·紐波特在他的《深度工作:如何有效使用每一點腦力》一書裡,把人們的工作分為“深度工作”和“浮淺工作”2大類:

深度工作(Deep Work):在無干擾的狀態下專注進行職業活動,使個人的認知能力達到極限。這種努力能夠創造新價值,提升技能,而且難以複製。

浮淺工作(Shallow Work):對認知要求不高的事務性任務,往往在受到干擾的情況下開展。此類工作通常不會為世界創造太多新價值,且容易複製。

卡爾·紐波特提醒說:

如果一個人長期處於極度浮淺的工作狀態,將永久性降低自己深度工作的能力。也就是說,如果我們長時間奔波於各種缺乏深度思考和交流的會議和討論中,可能以後都不會再具備深度工作的能力了,這才是最可怕的。

總被領導、同事拉去開會,重要工作卻遲遲沒有進展,怎麼辦?

02

職場中個人減少開會的方法

1、收到會議邀請時,先問對方几個問題再確認是否參加

如果開會問題已經嚴重困擾到你,想要徹底改變,首先要學會的是篩選和拒絕:只選那些有意義有效率的會議參加,意義不大且效率拖沓的會議儘量拒絕。

這樣一來可以立即減少會議的次數和時間,二來也對外發出明確的訊號:我是一個注重高效的人,不要用無關緊要的事情浪費我的時間。

具體要怎麼做呢?

下次收到會議和討論的邀請時不妨問邀請者以下幾個問題:

這個會議或討論的主題和目標是什麼?會議結束後我們想要達成的成果是什麼?

你們邀請我參加的目的是什麼?沒有我參加對這個會議和討論的影響是什麼?

你們將透過怎樣的議程來達成這個結果,大致時間是多長?

透過這樣幾個問題,根據對方的回答就可以非常明確自己是否需要參加。同時,對於絕大多陣列織會議的人來說,這也是一次促進他們反思自己的機會,不再習慣於用看似熱鬧的開會討論掩蓋自己不願深度思考的懶惰。

總被領導、同事拉去開會,重要工作卻遲遲沒有進展,怎麼辦?

2、明確自己每天需要深度工作的時間段,請同事配合

大多數職場人常常會為了顯示自己的“宜人性”而主動放棄掌控自己時間的權力,一個很簡單的例子,每當別人問什麼時候有時間的時候,絕大多數人只會選擇說除了某個時間跟誰有約,其他時間都行。很少會有人說,某個時間段我給自己安排了什麼重要工作,其他時間都行。

所以,當我們覺得自己被會議壓得喘不過氣的時候,不妨先找找自身的原因:自己有理清楚每天的工作計劃、分清它們的輕重緩急麼?如果我們意識到自己是可以對工作安排有更多自主性的時候,對別人隨意佔用自己時間的拒絕就會更加容易。

把自己每天工作效率最高最容易進行深度工作的那一段時間留出來,並儘可能讓每一個跟自己工作有交集的領導、同事都知道,讓他們那一段時間儘量不來打擾你。

可能有人會覺得,這怕是太狂妄了吧,尤其是領導。我的看法恰恰相反,可能領導是第一個支援你這麼做的人,因為優秀的人更能看到好習慣的價值,而且更佩服有自己想法並堅持的人,哪怕只是在心裡。

總被領導、同事拉去開會,重要工作卻遲遲沒有進展,怎麼辦?

3、推動公司的會議文化往更好的方向發展

讓自己疲憊不堪的問題,公司裡一定有其他人也感同身受,這是一個公司整體文化氛圍和工作習慣決定的。

如果你對這種文化氛圍有很大意見,那除了獨善己身之外,也可以嘗試去推動其他人的改變:先從部門開始、再到與自己關聯比較密切的部門、進而影響整個公司的會議文化和氛圍,都是有可能的。

個人在一個環境裡逆流而上,阻力和難度太大了,需要持續性地付出努力對抗這種組織的慣性。但如果有機會能夠推動整個組織氛圍和習慣的改變,那效果將是一勞永逸的。

同時,

如果真能夠做到這一點,這件事對你個人的意義就遠不是讓自己的時間更高效的問題,也不僅僅是提高了整個公司效率的問題。而是一個能夠憑一己之力推動公司某一項文化變革的人,對公司來說,是能夠委以重任的不可多得的人才。

總被領導、同事拉去開會,重要工作卻遲遲沒有進展,怎麼辦?

4、如果更好地深度工作對你很重要,改變不了環境可以換環境

必須得承認,現實的職場環境並不像勵志故事和心靈雞湯那樣,能按照我們想要的劇情來走,如果沒完沒了的低效會議已經到了每天都能影響你工作情緒的地步,做出改變的努力也收效甚微,那說白了,就是個人與企業文化不再匹配和融合了。

這個時候,考慮換一個更符合自己工作理念的環境會是一個最好的解決辦法。不過話說回來,時間被高度碎片化,越來越多的人每天都在做著卡爾·紐波特所說的浮淺工作而不以為意,也是網際網路、移動網際網路時代越來越明顯的趨勢。要找到一家完全鼓勵員工把更多時間沉浸在自己工作和思考中的公司並不容易,而且對於有些崗位來說,也並非必要。

這就需要結合自身具體情況進行分析,做出下一步的選擇了。

如果你也有被頻頻拉去開會的困擾,不妨試試今天說的幾個方法吧:問會議邀請者3個問題再確定是否參加、給自己劃定深度工作時間並讓所有領導和同事都知道、嘗試推動公司改變會議文化、實在不行考慮新的環境。希望藉由這樣的方法,讓你重新找回掌控工作的成就感,並保持深度工作的能力。

有餘姐,10多年上市公司HR,《HR硬實力》撰稿人。關注遊刃職場EW,獲得更多職場乾貨。