檔案價值分為哪幾類

趙洪湧 青島能源華潤燃氣有限公司 山東 青島 266071

摘要：新時期下的資訊科技已經步入了發展的成熟階段，企業實物檔案管理的方法和模式也應 當從傳統單一模式轉變成符合新時代特徵的管理模式，在傳統管理的基礎上挖掘實物檔案管理更大的 價值。放眼過去，長期以來的實物檔案管理更多侷限於儲存和展覽，檔案背後蘊含的精神和文化價值 卻很少被留存和展現出來。新時期對於實物檔案管理價值的判斷需要富有時代特點的標準和內涵。基 於此，透過對新時期實物檔案管理的價值的分析，發現實物檔案管理存在問題，並提出相關的解決措 施，有利於更好地展現新時期檔案管理的價值。

實物檔案對於一個企業的發展而言具有十分重要的記 錄作用，能夠透過直觀的方法展現出企業在不同發展階 段的不同特徵，這些實物檔案可以反映企業不同階段的企 業文化、歷史面貌以及取得的成績。實物檔案所能呈現出 的不僅是一種記憶，更是對企業精神及文化的傳承，對企 業未來發展具有重要的指導意義和紀念意義。實物檔案在 利用過程中不能只侷限於查閱，更多的是發揮它們的內在 價值。實物檔案管理在新時代下同樣被賦予了新的時代 內涵［1］。

一、實物檔案管理存在的問題 （一）實物檔案存檔不夠規範 企業的實物檔案包含獎牌、錦旗、獎盃等具有紀念性 和獎勵性的檔案以及各種證書、印章等憑證性的檔案。 企業發展過程中，實物可能產生於企業的不同部門，如果 歸檔制度不夠健全或沒有及時修訂實物歸檔範圍，再加上 有的業務人員檔案意識不足，就很容易出現遺失或者實物 損壞的現象。從而使企業實物檔案完整性遭到破壞，對企 業整體的文化傳承以及精神文明建設都會造成一定的負面 影響。 （二）實物檔案的利用效果較差 實物檔案利用率低，也就無法將其價值體現出來。部 分實物檔案被存放到檔案部門之後，就一直襬放在檔案 櫃中從未被利用，這些實物檔案也就失去了背後所蘊含的 價值和意義。企業的實物檔案更多的是要展現蘊藏在背後 的紀念價值以及文化意義，這些實物檔案的真正價值如果 沒有得到展現，則會造成實物檔案管理能力及效果停滯不 前，無法滿足新時代的要求。 （三）實物檔案保管條件較差 實物檔案是一種絕佳的載體，可以真實地體現出企業 在發展過程中的成績、歷史面貌與沉澱的文化。所以對於 企業而言保護實物檔案是非常重要的。實物檔案不同於紙 質化和現階段的電子檔案，它是由不同的材質構成，因為 不同的材質，它們的儲存條件也就有更高要求。如果只是 簡單擺放，沒有進行後續的維護是不行的，一旦損壞，很 難像紙質檔案那樣採取補救方法將其恢復到原始狀態。 （四）管理人員專業能力不足 從事實物檔案管理工作人員的專業能力不足，會使得 管理效果不佳。管理工作內容單一，沒有更多深層次的 利用和提升。但是隨著時代發展，對管理的要求也原來越 高，實物檔案管理價值的不斷改變，管理人員也要與時俱 進，專業素質也需要得到相應的提高。新時期賦予了實物 檔案管理更多個性化、專業化的特點，綜合性的管理人才 更加能夠符合新時期的要求。新時期不僅賦予了實物檔案 管理新的內涵，更帶來了技術的進步和資訊化的傳播手 段，這就要求檔案管理人員擁有更全面的綜合素質，具備 更強的專業技能，才能夠更好地跟上時代步伐［2］。

二、新時期實物檔案管理價值分析 （一）實物檔案管理是企業精神和 價值觀的展現 企業在不斷髮展過程中會形成具有其特色的價值觀以 及精神文化，這些具有時代印記以及發展縮影的精神會附 著於實物檔案之上，記錄和傳承下去，任憑時代發展、時 間推移久久不能磨滅。實物檔案管理是對企業精神和價值 觀的沉澱及展現，也是企業發展程序中留下的記憶所在。實物檔案不僅是一個獎盃、一個證書，更多的是附著於它 們之上的精神和價值觀。這種價值會隨著企業的不斷髮展 傳遞給更多的人，為更多的人講述專屬於企業獨特的印 記。不僅對老員工是一種激勵感和認同感，也能夠讓新員 工更快地透過這種形式瞭解企業的發展歷程，認同企業的 精神和文化。 （二）實物檔案管理能夠宣傳企業文化 在過去很長的發展時期，實物檔案管理工作除記錄了 企業的文化、成績，還保留了自身獨有的價值觀。實物檔 案這一載體對於企業歷史的見證具有舉足輕重的作用。企 業應定期舉辦檔案展覽，充分利用實物檔案，讓宣傳人員 對相關實物進行詳細講解，挖掘背後的故事，傳遞它帶來 的精神內涵，讓參觀人員切實感受到由實物檔案帶來的精 神洗禮，增強對企業的認同感。同時，實物檔案的作用也 應該與時俱進，在高速發展的資訊時代應透過高新技術， 製作相關軟文，在各大軟體、微信、網路平臺上發表，讓 企業文化及企業精神發揚光大。 （三）企業實物檔案管理具有貯藏價值 企業的實物檔案形式多種多樣，例如獎狀、錦旗、 證書、獎牌、獎盃、印章等等，這些物質載體具有非同 尋常的貯藏價值。對於企業而言，這些實物不僅僅只是 實物本身，更多的是記錄了企業的發展歷程，展現了企業 的精神和文化。這些實物檔案具有很強的傳承性，同時 具有十分重要的紀念意義。除了代表企業榮譽的獎牌、獎 杯等獎勵性的實物以外，例如企業歷年來的不同款式的工 裝制服、工作證件等也有十分重要的收藏價值，隨著時間 的推移這些實物的價值也會逐漸提升，是企業的一筆寶貴 財富。

三、新時期提升實物檔案管理的建議 （一）建立完善的實物檔案管理制度 在新時期背景之下，建立完善的檔案管理機制是全面 做好實物檔案管理工作的首要保證，完善的機制可以使企 業實物檔案管理工作更加系統和規範，企業能夠在複雜的 背景下更好地做好實物檔案管理。在完善制度過程中，企 業需要嚴格考慮到管理的每一環節，打破固有的思維，將 管理落實到每一個細微之處，例如實物的收集範圍、歸檔 的時限要求、歸檔流程、交接制度等都需要明確規定，並 且應當隨著企業業務的發展變化不斷地修訂和完善。這樣 做的好處是管理人員可以按照制度來嚴格執行，避免任何 一個環節出現紕漏，這也是對實物檔案管理建設工作的保 障，讓企業的實物檔案管理工作走上制度化、規範化的 軌道［3］。 （二）重視實物檔案管理宣傳工作 提高員工 檔案意識 新時期賦予了企業實物檔案管理新的時代內涵，企業 不僅要做到對實物管理工作加以規範，更要重視對實物 檔案管理工作重要性的宣傳。企業上下需要共同轉變固有 觀念，提高檔案意識，認識到檔案的重要性，重視起實物 檔案所展現的傳承和價值。企業員工透過這種方式對企業 有一個全面系統的認知，透過瀏覽實物檔案學習蘊藏在背 後的企業精神和企業文化。讓員工在無形中更多地瞭解企 業，認同企業的精神和理念，才能夠更長遠地陪伴企業共 同成長。 （三）提高檔案管理人員專業技能 要想挖掘出實物檔案更高層次的價值，從而提升檔案 的利用效果，就需要檔案管理人員具備較高的專業素養和 技能。檔案人員除了經常參加檔案業務培訓和學習，還要 隨時瞭解掌握企業的業務發展和變化，只有綜合素質提高 了，才能讓檔案管理水平上一個臺階，才能更好地適應時 代發展，更好地為企業提供優質的服務［4］。

四、結語 新的時期，實物檔案管理不能再侷限於簡單的整理保 存工作，更多的是需要企業不斷挖掘出實物檔案更深層次 的意義和價值。實物檔案對於企業而言具有時代性和歷史 性，它見證企業在不同發展時期的階段性成果，也是企業 向外界展示自己的名片，更好地讓外界以及內部員工看到 企業精神、理念和文化。企業要重視實物檔案管理工作的 重要性，不斷改進實物檔案管理的方法，提高管理水平， 發揮檔案的價值，更好地為企業發展服務，為社會大眾 服務。

參考文獻 ［1］ 唐萍萍。鐵路實物檔案數字化方法與利用探析［J］。檔案 工作，2017，（02）：75-76。 ［2］ 劉宇浩。高校實物檔案管理與利用探究［J］。蘭臺論壇， 2016，（22）：26-27。 ［3］ 鄧羽。虛擬現實技術在實物檔案管理中的應用初 探［J］。數字蘭臺，2013，（01）：24。 ［4］ 張維平，丁文。加強實物檔案電子化管理之我見［J］。 四川檔案，2018，（04）：38-39。